Os dez motivos para as Empresas de Comunicação Visual e Impressão Digital investirem em um Sistema de Gestão ERP

        Ter controle sobre os processos de sua empresa de Comunicação Visual e Impressão Digital é fundamental para uma gestão eficiente. A visão detalhada do seu negócio contribui para que compreenda a situação atual da empresa, tome decisões mais certeiras, preveja empecilhos, encontre falhas no processo a tempo de desenvolver soluções, além de acompanhar o andamento do planejamento definido para o período.

        Contudo, acompanhar todo o processo através de planilhas ou depender do reporte de todos os funcionários pode custar caro. Além do tempo despendido por todos os colaboradores para atualizar as informações e para a análise isolada, posteriormente compilada pelos setores, exigirá um quadro maior de funcionários. Por isso, contar com uma solução informatizada é bastante útil.

1 – Controle Centralizado: Toda empresa possui múltiplos centros com informações cruciais para a gestão: financeiro, produção, vendas, RH… e muitas informações, desconectadas, levam à desorganização e dificultam a análise dos dados para tomada de decisões estratégicas. Toda empresa deve ter um centro de controle. O sistema de gestão centraliza as informações de todos os setores e diferentes processos em um único local, sendo possível em qualquer canto da empresa você cruzar as informações dos diferentes setores.

2 – Evitar situação de calamidade operacional: O aumento do volume das vendas e o uso de planilhas levam ao descontrole total da empresa e organização dos dados, levando ao colapso operacional da empresa, tendo como conseqüência final o fechamento da empresa, por falta de informações seguras e organização da produção.

3 – Custo do uso das planilhas: Quais são os custos operacionais do uso de planilhas e suas limitações?  O custo do tempo gasto para digitar a mesma informação em vários lugares, com o risco do erro da digitação ou esquecimento é altíssimo. O retrabalho devido a erros causados por falta e demora da informação é alto, à medida que as vendas ampliam. A eliminação destes custos é um dos grandes benefícios do uso de um sistema de gestão.

4 – Visão geral da empresa: Um sistema de gestão integrado permite ao gestor uma visão ampla e geral da sua comunicação Visual. Só o fato de eliminar as diversas planilhas, muitas vezes uma para cada tarefa ou departamento, concentrando todas estas informações em uma única fonte, permite ao gestor avaliar em tempo real as informações mais importantes para a tomada das decisões e planejamento.

5 – Segurança nas informações: No processo manual, as suas vendas são registradas na planilha do cliente e na planilha de vendas. Depois, é lançada a baixa na planilha de controle de estoque, atualiza o saldo do estoque e registra na planilha de produção a atividade. Após este movimento, é preciso atualizar a planilha financeira de contas a receber, e assim por diante. O sistema de Gestão faz todas estas operações de forma automática e sincronizada, dando segurança nas informações registradas, eliminando o desperdício de tempo e o risco da falta ou erros nos registros.

6 – Aumenta as vendas: No controle por planilhas, é registrado o orçamento, porém não é confirmado o recebimento e o relacionamento deste orçamento com o cliente, o que por muitas vezes leva ao esquecimento ou a perda da venda. A demora na elaboração de um orçamento faz com que seu cliente vá a seu concorrente e, ao receber rapidamente o orçamento, fecha negócio com seu concorrente, simplesmente por que você demorou na entrega do orçamento. Muitas vezes, é repassado o orçamento, mas o cliente não é consultado sobre o retorno, perdendo a venda.  Nos sistemas de Gestão você encontrará mecanismos de para verificar seus orçamentos e seus retornos, além de estruturas seguras para entrega rápida do orçamento para o seu cliente. Um ERP de qualidade permitirá que você diariamente emita relatórios das propostas e sua situação, para que medidas possam ser tomadas.

7 – Velocidade na gestão: Imagina você, ao invés de registrar em inúmeras planilhas suas vendas, poder simplesmente registrá-la no sistema, emitindo automaticamente a emissão da NF, o romaneio para produção, baixa no estoque, verificar o estoque mínimo, atualizar o financeiro e todos os demais processos envolvidos, com apenas poucos cliques. Isto permitirá controlar os gastos, planejar atividades, administrar o cronograma e assim por diante.

8 – Flexibilidade: A grande vantagem das pequenas e médias empresas está na agilidade e flexibilidade em adequar-se ao mercado e as condições impostas pelos compradores. Na hora da compra de um sistema de gestão, é preciso buscar por softwares que permitam fazer as customizações necessárias para manter a agilidade e flexibilidade dos negócios.

9 – Pensar no longo prazo: A aquisição de um sistema de gestão é um investimento de longo prazo. A empresa que irá fornecer o sistema será seu parceiro por muito tempo. Procure por quem tenha experiência, estrutura, tradição e qualidade no suporte aos usuários. Selecione o fornecedor que irá proporcionar o melhor relacionamento através do tempo de utilização do sistema.

10 – Obsolescência tecnológica: Para que o sistema não caia em desuso, fique obsoleto e o investimento seja perdido, procure por quem constantemente atualiza seu software para acompanhar a evolução dos seus negócios e atenda suas necessidades. Se não, em breve, você estará precisando de um novo sistema.

        Você precisa enxergar com mais facilidade seus números, seus desafios, e com isso tomar a decisão certa.  Venha conhecer como o Office Impresso irá contribuir para a organização da sua empresa.