6 Passos simples para evitar custos muito altos

Reduzir custos é uma constante em todas as empresas em qualquer época, porém a busca por estratégias para essa finalidade cresceu exponencialmente durante os últimos meses devido a crise impulsionada pelo COVID-19.

Por isso trouxemos para você 6 passos simples para evitar custos muito altos na sua empresa.

1. Faça uma análise dos processos internos

Antes de qualquer coisa faça um mapeamento de toda a empresa. Essa é uma tarefa um tanto complexa, mas muito recompensadora a medida que os gargalos de produção forem encontrados.

Ao analisar com cuidado e atenção todos os processos do seu negócio, certamente você irá se deparar com despesas desnecessárias e brechas para melhorias.

Há casos em que, por exemplo, uma empresa utiliza de várias ferramentas pagas para realizar cada uma das funções individualmente, e após realizar uma análise criteriosa, acaba descobrindo que é possível substitui-las por uma outra ferramenta única que realize todas as funções e que tenha um custo benefício melhor.

2. Realize a análise de fluxo de caixa e utilize o Plano de Contas

Ficar de olho no fluxo de caixa e ter controle total dos gastos é outro passo indispensável para manter a saúde financeira da sua empresa.

Para isso, mantenha um controle de todas as movimentações de entrada e saída. Implemente um processo eficiente de gestão. Não importa se for uma movimentação de apenas centavos, não deixe ela de fora do seu controle, afinal, se manter organizado é a chave.

Além do fluxo de caixa, utilize também um sistema financeiro com estrutura de Plano de Contas, para representar os eventos e movimentações financeiras em “categorias”.

Cada parcela lançada será classificada em códigos pré-configurados para cada finalidade de pagamento.

No meio contábil os planos de contas são separados em 5 grupos, sendo eles: Ativos, Passivos, Custos, Despesas e Receitas.

Cada um destes grupos tem sua finalidade e pode ser classificado em diversas sub-categorias, onde poderão ser separados em grupos mais específicos como: Salários, Comissões, Energia, Despesas com Lazer, Investimentos em Marketing, Receitas de Vendas, etc.

Com isso, é possível saber se a empresa está gastando muito em determinado grupo de despesas, visualizando como estes gastos estão evoluindo, e então, realizar os devidos cortes nos custos.

3. Renegocie com seus fornecedores

Agora você está organizado e possui um histórico de movimentações da empresa. É possível descobrir, por exemplo, que aquele fornecedor que era mais lucrativo no passado mudou seus preços e condições, e de que maneira isso afetou o financeiro da sua empresa.

A concorrência é bastante acirrada, dessa forma, se seu fornecedor atual não for flexível para renegociações, procure por outros que possam oferecer custos mais baixos ou prazos mais estendidos de pagamento.

4. Faça orçamentos e pesquisa de preços

Mesmo que essa dica pareça óbvia, acredite, muitas empresas possuem gastos exagerados apenas por não terem uma política clara de aquisição de bens e contratação de serviços.

Adote, por exemplo, o padrão de pedir pelo menos 3 propostas, ou 3 orçamentos de diferentes empresas antes de fechar qualquer negócio.

Por mais que você já esteja acostumado a contratar serviços de uma determinada empresa, implemente esse padrão pois os preços de outras empresas podem acabar variando de acordo com a época ou necessidades do mercado, como no caso de preços de passagens, custos de hospedagens e alimentação.

5.Controle de Estoque

Um controle de estoque eficiente é uma das melhores formas de evitar custos muito altos na produção.

Manter grandes quantidades de matérias-primas e insumos é manter dinheiro parado, dinheiro este que poderia estar sendo aplicado em outras necessidades da sua empresa.

Em busca de economia, as empresas optam por comprar grandes quantidades de materiais de uma só vez, mas eles esquecem que é a circulação de dinheiro e de materiais que é o que mantém a empresa de forma sustentável.

O melhor método de realizar o controle é através de soluções tecnológicas, utilizando ferramentas para estabelecer uma quantidade mínima de estoque para cada um dos itens utilizados na produção e também a quantidade que é utilizada em cada produto. Deste modo, a sua empresa evita gastos desnecessários e também pode negociar os prazos de entrega com os fornecedores para que não haja falta de insumos e matérias primas.

6. Invista em renovação

Faça um levantamento periódico das ferramentas e maquinários que a sua empresa utiliza, e então análise o custo benefício de cada uma delas.

Em alguns casos é preferível adquirir equipamentos mais modernos do que gastar frequentemente com manutenção e consertos de itens antigos, observando que esse custo inicial logo é pago com o aumento da produtividade e uma grande diminuição de gastos com os serviços de reparo.gastos com os serviços de reparação. 

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