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Perguntas e Respostas Frequentes

Como realizar um agendamento?

Vá até o módulo de agenda no Office Impresso, clique sobre um horário qualquer na agenda e aperte a tecla F5. Após esse procedimento, irá abrir uma tela como a imagem abaixo. Basta preencher os campos referente ao seu agendamento e clicar em ok.

Como transferir um agendamento para um determinado dia?

Clique com o botão direito em cima do agendamento e depois em “Mover para data…”. Feito isso, abrirá uma janela e você seleciona a data para qual deseja transferir um agendamento.

Como atribuir um responsável para um agendamento?

Para atribuir um responsável em um agendamento, basta dar um duplo clique em cima do agendamento (caso seja um agendamento novo, basta seguir o passo a passo daqui pra frente), e logo após procurar o campo “Responsável”. Clique sobre o botão “…” ou aperte a tecla “F2” do teclado. Feito isso, selecione o responsável que você quer atribuir ao agendamento e clique em ok.

Como vincular o agendamento para algum setor de sua produção?

Para vincular um agendamento para a produção, basta dar um duplo clique em cima do agendamento (caso seja um agendamento novo, basta seguir o passo a passo daqui pra frente), e logo após procurar o campo “Setor”. Clique sobre o botão “…” ou aperte a tecla “F2” do teclado. Feito isso, selecione o setor que você quer atribuir ao agendamento e clique em ok.

Como vincular uma pesquisa dos seus agendamentos?

Procure pelo campo pesquisar na parte inferior da tela de agendamento. Digite a pesquisa que deseja realizar e logo após clique na lupa ao lado.

Como visualizar o que está em produção na agenda?

Para visualizar o que está na produção através da agenda, é só clicar sobre o setor na parte de “Seleção da Agenda”. Ficarão em negrito as datas que possuírem alguma produção em andamento.

Como visualizar a agenda de seus funcionários?

Para visualizar a agenda de seus funcionários, é só clicar sobre o nome do funcionário desejado na parte de “Seleção da Agenda”. Ficarão em negrito as datas que possuírem algum agendamento feito.

Como colocar um lembrete para um agendamento?

Ao abrir um agendamento, procure pelo campo “Lembrete”. Marque o check box do lembrete e defina um tempo para ele lhe avisar sobre esse agendamento. É possível definir um lembrete com 0, 5, 10, 20 e 30 minutos; 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 ,8, 9, 10, 11, 12 e 18 horas; 1, 2, 3 e 4 dias; 1 e 2 semanas.

Como visualizar várias datas ao mesmo tempo?

No calendário que possui na parte de cima da tela de agendamento, clique na data inicial que deseja e vá com o mouse arrastando até a data final desejada.

Como emitir um boleto com e sem arquivo de remessa?

Para emitir um boleto no Office Impresso quando com ou sem arquivo de remessa, é necessário ter o mesmo configurado e homologado pela instituição financeira que sua empresa possui conta (caso não tenha efetuado a homologação e configuração, clique aqui para saber como cadastrar sua conta bancaria). Se você está liberado para emissão, vá até o seu financeiro e localize o lançamento que deseja emitir o boleto.

Confirme se o “Tipo de Pagamento” está como Boleto e clique no botão Financeiro 3 ao lado. O boleto abrirá na sua tela.

Clique em “Imprimir” para realizar a impressão de seu boleto bancário.

Importante: Para tipos de boleto sem remessa, não é necessário seguir os próximos passos. Caso seja com remessa, prossiga normalmente com os procedimentos abaixo.

Para realizar a emissão do arquivo de remessa é necessário que seu boleto seja do tipo com registro. Vá ao lado direto da tela do financeiro e clique em “Boletos 100%” para realizar a emissão do arquivo de remessa.

Ao clicar em “Boletos 100%”, verifique a conta acima no campo “Descrição da conta” e clique em “Remessa” para gerar o arquivo desejado.

Após isso, clique em “Sim”.

Ao gerar o arquivo de remessa é necessário a confirmação do mesmo. Clique em “Confirma”.

Feito isso, clique em “Sim” para confirmar a remessa.

Digite 2312 quando o sistema pedir a senha. Essa senha é padrão e não é possível alterá-la.

O software irá mostrar a mensagem de remessa confirmada conforme a imagem abaixo.

Após isso vá na pasta do sistema com o nome de “WR Sistema” no local onde foi instalado o mesmo. Dentro da pasta do sistema, procure a pasta “Boletos”. Após acessar essa pasta, localize uma outra pasta chamada “Remessa” e selecione o arquivo de remessa para transferência via internet banking. Lembrando que aquele determinado arquivo de remessa que você gerou pode ser transferido uma única vez para evitar duplicidade.

Como faço para homologar boleto pelo sistema e como cadastrar as informações de um banco?

Para se ter um boleto homologado no sistema, é necessário ter algumas informações em mãos. Iremos mostrar todo o passo a passo, desde as informações necessárias, até a inserção dessas no sistema e envio para o seu banco. Primeiramente identifique com qual ou quais bancos você trabalha. Apesar de ser um processo simples dentro do sistema, durante a homologação o banco precisa reconhecer o boleto como um documento válido e pronto para emissão em sistema de terceiros.

A primeira coisa a se fazer é enviar um e-mail ao gerente da sua conta bancária pedindo as seguintes informações:

Código da carteira
Código da variação da carteira (caso tenha)
Código do cedente
Código do convênio
Código da agência e conta com dígito verificador de ambos
Código de transmissão
Código do banco
Layout de impressão utilizado (400 ou 240)
O boleto é com ou sem registro?
Caso seja registrado, é necessário o envio do arquivo de remessa via internet banking?
O seu gerente irá retornar o seu e-mail com essas informações. Tendo isso, vá ao sistema, clique no menu “Outros”, “Financeiro” e “Caixas & Contas Bancárias”.

Essa é a tela principal de cadastro de caixas e contas bancárias do Office Impresso.

Clique no botão “Novo” para criar um caixa ou uma conta bancária. Como iremos cadastrar informações de boletos, nesse momento selecionaremos a opção “Banco” no campo “Tipo de Conta”.

Agora iremos cadastrar as informações que o seu gerente do banco lhe enviou, seguindo as especificações abaixo.

Descrição: É especificado o nome do banco emitente dos boletos da sua empresa.

Tipo da Conta: Como dito anteriormente, para emissão de boletos selecione a opção “Banco”. Após selecionado, irá abrir outros campos para preenchimento das informações do seu banco.

Limite: Limite de crédito da conta bancária. Obs.: Não é um campo obrigatório para preenchimento. Em algumas versões do sistema, esse campo foi retirado.

Saldo: Saldo da conta. Obs.: Não é um campo obrigatório para preenchimento. Em algumas versões do sistema, esse campo foi retirado.

Empresa: Selecione a sua empresa.

Tipo: Se a conta bancária é de origem de pessoa física ou jurídica. Selecionar F para física ou J para Jurídica.

CPF ou CPNJ: Colocar CPF ou CNPJ do proprietário da conta bancária.

Nº do Banco: Código do banco onde você possui conta.

Agência: Informar o número da agência com seu dígito verificador (campo obrigatório).

Nº da Conta: Informar o número da conta bancária com seu dígito verificador (campo obrigatório).

Convênio: Informar o número do convênio referente à emissão do boleto de sua empresa.

Cód. Cedente: Informar o número do cedente referente à emissão do boleto de sua empresa.

Local de Pagamento: Informar onde o seu cliente poderá pagar o boleto. Sugestão: “Pagável em qualquer banco até o vencimento”.

Carteira: Informar o número da carteira referente à emissão do boleto de sua empresa.

Próx. Número (ao lado da carteira): Informar o próximo número referente ao último boleto emitido em sua empresa. Caso não tenha emitido nenhum boleto, coloque “1”.

Opção “Gera Remessa” (carteira): Marque essa opção caso for informado o número da carteira e seu boleto for do tipo com registro.

Variação: Informar o número da variação da carteira referente à emissão do boleto de sua empresa.

Próx. Número (ao lado da variação): Informe o próximo número referente a variação da carteira. Caso tenha dúvida, pergunte ao gerente do seu banco se sua conta possui essa informação. Deixar em branco caso não tenha.

Opção “Gera Remessa” (variação): Marque essa opção caso for informado o número da variação da carteira e seu boleto for do tipo com registro.

Multa%: Informar percentual de multa que é cobrado após o vencimento do boleto. Não é necessário colocar o símbolo “%” após o número.

Juros%: Informar percentual de juros que é cobrado diariamente após o vencimento do boleto.

Seq Rem: O software Office Impresso gera a sequência de remessa automaticamente, não é necessário o preenchimento desse campo.

Seq Ret: O software Office Impresso gera a sequência de retorno automaticamente, não é necessário o preenchimento desse campo.

Custo do boleto: Informar o custo em reais de cada boleto emitido em sua empresa.

Dias p/ Protesto: Informe quantos dias são necessários para o protesto do boleto.

Nome do cedente a ser impresso: Razão social da empresa emitente do boleto com seu CNPJ.

Layout do Arquivo: 400 ou 240.

Os campos restantes não são necessário o preenchimento.

Como cadastrar um novo tipo de pessoa?

Cadastrar um novo tipo de pessoa serve para que você tenha cadastros que abrangem o maior número de pessoas. Por exemplo, você pode cadastrar funcionários, clientes, fornecedores, transportadoras, representantes e o que mais você desejar.

Para iniciar um novo cadastro de tipo de pessoa, no menu principal, cliquem em “Outros” e “Cadastro de Tipo de Pessoa”.

Clique em “Novo”, digite uma sigla no campo “Sigla” e informe o nome do tipo de pessoa que deseja cadastrar no campo “Descrição”. Selecione logo abaixo as abas que esse determinado tipo de pessoa terá. Clique no botão “Confirmar”.

É possível gerenciar meus representantes pelo sistema?

Sim, você pode ter um controle sobre seus representantes no sistema.

É possível gerenciar meus funcionários pelo sistema?

Sim. Você pode cadastrar seus funcionários no sistema com informações como salário, anotações de férias, ficha ponto, horários e beneficiários.

É possível informar que algum cliente possui um preço especial?

Sim, é possível. Vá ao cadastro do cliente e procure pela aba “Tabela de Preços”. Nela você selecionará o produto que deseja que o cliente tenha um preço especial e ao lado informe o novo valor.

É necessário preencher todos os campos para cadastrar um fornecedor, cliente, ou representante?

Não é necessário. O preenchimento de cadastro, cliente e fornecedor pode ser feito de uma forma simples, cadastrando apenas as informações principais.

Como eu faço para ter valores diferentes de acordo com a quantidade?

No cadastro do produto procure pela aba “Tabela de Preços”. Você terá duas opções: “Até” e “Acima De”. Você poderá usar o “Até” quantas vezes forem necessárias, porém, o “Acima De”, apenas uma. Vamos supor que temos um produto que de 0 até 10 unidades custe o valor normal, R$ 10,00. De 10 até 20 unidade custe R$ 9,50 e acima de 20 unidades ele custe R$ 9,00 cada. O preenchimento deverá ser feito da seguinte maneira:

Quantidade      %Desc.:       R$ Valor      Custo Loja       Custo Fábrica

Até 10                                    10,00
Até 20                                      9,50
Acima De 20                            9,00

Basta o preenchimento de apenas um campo de valores para que o sistema calcule os outros, incluindo o valor de desconto dado.

Onde eu informo os custos do meu produto?

No cadastro de produto, ao lado da descrição existem três campos de custos. O “Custo Loja”, “Marg%” e “R$ Varejo”. No campo “Custo Loja” você informa o valor que foi pago no seu produto ou matéria prima. Já no campo “Marg%”, você menciona a porcentagem que deseja ganhar em cima do seu Custo Loja. Ao mencionar a margem em porcentagem o sistema calculará o valor de varejo (valor de venda do seu produto) automaticamente. É possível informar o valor de varejo manualmente, sendo assim, o sistema vai calcular a margem em porcentagem automaticamente.

Para que serve o grupo de produtos?

O grupo de produtos no sistema Office Impresso serve para você fazer o cadastro das informações referente a impostos da sua empresa, como ICMS, CST, PIS, etc. Também é possível definir um fluxo de trabalho para a produção.

Como eu faço para criar vários produtos semelhantes, com apenas uma informação diferente? Ex.: cor, tamanho

Não é necessário criar outros produtos que tenha apenas uma informação diferente. Basta usar a grade de produtos. No cadastro do produto procure pela aba “Grade”. Lá você cria a grade com cores e tamanhos diferentes, e essas características são anexadas no cadastro de apenas um produto.

Como dar entrada no estoque de um produto que não possui nota fiscal?

Para dar entrada em estoque de um produto que não possui nota fiscal, basta ir no cadastro do mesmo e ir no campo “Quant. Estoque”, clicar no botão para alterar estoque, simbolizado pelo sinal “+”. Feito isso, basta informar a quantidade que deseja incluir ou retirar do estoque. Caso queira incluir, digite a quantidade desejada e para retirar, digite a quantidade desejada em formato negativo. Exemplo: -10, -15, -30…

Como posso fazer uma entrada/saída de um produto no estoque caso o meu estoque esteja com alguma divergência?

Caso o seu estoque esteja com divergência, você pode ir no módulo “Acerto de Estoque”. Lá é possível fazer a entrada ou saída de um produto da seguinte maneira: Clique no botão “Novo”, na barra de ações do sistema. Em seguida, selecione o produto que está com divergência no seu estoque e informe a quantidade que deseja incluir ou retirar do seu estoque no campo “Qtdade”. Ao lado selecione a opção “E” se deseja dar uma entrada do produto ou “S” se for saída. Feito isso, clique em confirmar e o seu estoque já estará correto.

Realizando uma venda, como o sistema vai reagir com o estoque dos produtos que estão nessa determinada venda?

O Office Impresso baixa automaticamente a quantidade dos produtos no estoque toda vez que uma venda é faturada.

Caso realize uma venda e o cliente cancele essa venda, como o sistema vai reagir com o estoque desse determinado produto?

Ao faturar uma venda, o Office Impresso da baixa automaticamente no estoque. Porém, quando o faturamento é cancelado, a baixa do estoque também é cancelada, fazendo com que dessa forma o estoque volte a ser vinculado ao produto.

Se eu possuo um determinado produto pronto para venda, porém ele depende de matérias primas para criação deste produto. Como o sistema vai trabalhar com o estoque deste produto e as matérias primas?

O sistema Office Impresso trabalha conforme a sua necessidade. Se você quiser que o sistema baixe ou não o estoque da matéria prima de um produto, basta apenas configurá-lo da maneira que melhor lhe atender.

Existem alguns parâmetros para definição de baixa de estoque ou não. Essas definições são feitas pelo “Tipo de Produto”. Para acessar essa parte do sistema, clique em “Outros”, “Produto” e depois em “Tipos de Produtos”.

Ao abrir a tela de cadastro de “Tipos de Produtos”, você  vai escolher o tipo que deseja alterar. Clique em consultar para visualizar a lista com os tipos ou clicando nas setas abaixo do botão consultar, você irá passar entre todos os tipos cadastrados. O motivo de alteração pelo tipo, é que ao cadastrar um produto você terá que definir um tipo, e esse é esse tipo quem vai definir como será a baixa de estoque do seu produto e/ou composição.

Ao selecionar o tipo que deseja alterar, ao lado da descrição você verá uma “caixa” com o título de “Composição”. São nesses campos que você vai definir como será a baixa do seu estoque de seu produto e/ou composição.

Mas como funciona e como reagirá o sistema conforme as marcações que eu fizer?

Caso você não marque nenhuma opção, a baixa de estoque se dará apenas no produto final, sem que o estoque da composição seja alterada.

Ao selecionar a opção “Altera estoque da composição”, habilitará os outros campos abaixo. Deixando apenas essa opção selecionada, o sistema dará baixa no estoque do produto final e da composição. Caso você queira selecionar as opções abaixo, é obrigatório deixar essa opção selecionada.

Selecionando a opção “Altera estoque da composição” e “Produção”, o sistema dará baixa na composição do produto e dará entrada no produto final. Para que essa opção funcione, você deve mandar um produto para a produção, e ao finalizar o mesmo, o estoque do produto será aumentado conforme a quantidade que você mandou para a produção.

Ao selecionar a opção “Altera estoque da composição” e “Estoque alterado somente na composição”, o estoque do produto permanecerá o mesmo, e será dado baixa apenas no estoque da sua composição do produto.

Não deixe as três opções selecionadas, pois desse jeito você vai acabar deixando seu estoque descontrolado.

Como emito relatórios financeiros?

Para realizar a impressão de um relatório financeiro, primeiramente deve-se filtrar o que você quer imprimir no relatório, qual o tipo de lançamento, se é “A Receber”, “Recebida”, “A Pagar” ou “Pagas”, filtrar os determinados períodos referente aos lançamentos que você deseja pesquisar, se é por “Emissão”, “Vencimento” ou “Pagamento”. Após feito essa pesquisa e aparecer esses determinados lançamentos na tela, clique em relatório ou relatório contábil.

Relatório: Nesse relatório você visualiza os lançamentos que estão determinados na tela do financeiro.

Relatório Contábil: Nesse relatório você também irá visualizar os lançamentos que estão determinados na tela do financeiro, porém, algumas informações dentro do próprio relatório são diferentes do relatório citado anteriormente.

Relatório de Plano de contas: Para realizar a impressão de um relatório de plano de contas, primeiramente você deve clicar no campo Rel. Plano de Contas.

Após isso, selecione os determinados planos de contas e informe o período que deseja filtrar para realizar a impressão no relatório. Clique em imprimir.

Como emitir um recibo financeiro?

Após isso, selecione os determinados planos de contas e informe o período que deseja filtrar para realizar a impressão no relatório. Clique em imprimir.

Dentro da tela de financeiro, localize o seu lançamento. Clique aqui para saber como localizar um lançamento.

Localizado o lançamento, clique sobre ele e após isso em “Recibo” ao lado direito da tela.

Após clicar em “Recibo”, clique em “Imprimir” para realizar a impressão do recibo.

Como cadastrar um novo caixa?

Sabemos da importância do controle financeiro de sua empresa, e o controle de caixa é uma peça fundamental para a saúde financeira da mesma. Vamos ensinar a você como fazer esse cadastro dentro do sistema.

Para iniciar o cadastro de um caixa, selecione o menu “Outros”, “Financeiro” e “Caixa & Contas Bancárias”.

Clique no botão “Novo” para cadastrar um novo caixa.

Informe o nome do caixa no campo “Descrição”, selecione a sua empresa no campo de mesmo nome e no campo “Tipo da Conta” selecione “Caixa”. Por último clique em “Confirmar”.

Como fazer um lançamento financeiro?

Para se fazer um lançamento no financeiro, primeiramente você deve identificar pra quem será esse lançamento (um cliente, fornecedor, funcionário, etc). Identifique também qual a forma e a condição de pagamento que você irá usar para esse lançamento. Uma informação muito importante que é necessário saber, é de onde esse dinheiro está vindo ou irá cair. É necessário essa informação, pois o Office Impresso separa suas contas bancárias e seus caixas, cada um muito bem discriminado e possibilidade de emissão de relatórios.

Tendo todas as informações em mãos, clique em “Novo”, localizado ao lado direito da tela. Logo após, você deverá selecionar a pessoa na parte indicada na imagem abaixo:

Após selecionar a pessoa, ao lado você verá um campo chamado “Documento”. Nesse campo você poderá inserir o número de um documento (um cupom fiscal, por exemplo) referente à esse lançamento que você está fazendo. Não é um campo de preenchimento obrigatório.

No campo “Nota Fiscal” ao lado é para preenchimento com o número de uma nota referente a esse lançamento que está sendo feito. Do mesmo modo, o campo “Dt Nota Fiscal”, seria a data da nota, caso você preenchesse o campo de “Nota Fiscal”. Este campo também não é obrigatório.

Na linha abaixo, você verá um campo com o nome de “Código da Condição de Pagamento”. Nesse campo você poderá definir como será o pagamento do seu lançamento (a vista, a prazo, parcelado, etc). Clique aqui para saber como cadastrar uma nova condição de pagamento.

No campo “Tipo de Pagamento”, informe a forma de pagamento do seu lançamento (dinheiro, cheque, cartão, boleto, etc). Clique aqui para saber como inserir as informações caso o pagamento seja cheque.

Ao lado, no campo “Tipo de Lançamento”, é necessário informar se sua conta é “A Pagar”, “Paga”, “A Receber” ou “Recebida”. Veja o que cada um desses tipos significam:

A Pagar – Selecione esse tipo quando for uma conta em que você irá realizar um pagamento, ou seja, uma conta em aberto (uma conta de energia que não está vencida, por exemplo).

Paga – Selecione esse tipo quando for uma conta em que você já realizou o pagamento (um aluguel pago, por exemplo).

A Receber – Selecione esse tipo quando for uma conta em que você irá receber um pagamento, ou seja, uma conta em aberto de um cliente seu.

Recebida – Selecione esse tipo quando for uma conta em que você já recebeu o valor.

Clique aqui para saber como receber ou pagar um lançamento.

Na linha abaixo você irá informar os valores e datas de vencimento e pagamento. Informe o valor a ser pago ou recebebido no campo de mesmo nome. Ao lado, no campo “Desconto”, informe um desconto (em valores e não em porcentagem de desconto), e no campo “Multa/Juros” informe uma multa ou juros (também em valores). Os campos de “Desconto” e “Multa/Juros” não são de preenchimento obrigatórios. Informando os valores, desconto ou multa/juros, o valor total aparecerá no campo “TOTAL” (esse total descontará o valor informado no campo “Desconto” ou acrescentará o valor informado no campo “Multa/Juros”, caso os mesmos forem informados).

Informe no campo “Dt Vencimento” a data de vencimento da parcela que você está fazendo o lançamento. Clicando na seta ao lado para selecionar uma data no calendário. Da mesma maneira funciona o campo “Dt Pagamento”.

Logo abaixo você poderá selecionar um plano de contas para esse seu lançamento. Clique no botão Financeiro 16 do campo “Código do Plano de Contas” para abrir a lista com os planos de contas cadastrados no seu sistema. Ao lado, você verá o “Código da Conta”. Esse campo é muito importante, pois é aqui que você irá iformar de onde sairá o valor do pagamento (caso seja uma conta a pagar ou paga) ou onde o recebimento irá cair (caso seja uma conta a receber ou recebida). É nesse campo que você irá informar se o valor de pagamento irá ser retirado ou recebido de um caixa ou de um banco. Clique aqui para saber como cadastrar um novo caixa, e aqui para saber como cadastrar um novo banco.

Caso você queira informar um número de cheque, informe no campo “Cheque Nº”. Abaixo informe algum contato responsável pelo lançamento no campo “Contatos”. Escreva alguma observação no campo “Histórico”, se necessário.

Como receber ou pagar um lançamento no financeiro?

Para realizar um recebimento ou um pagamento de um lançamento no financeiro, é necessário selecionar no canto inferior esquerdo, qual tipo de lançamento deseja receber ou pagar. Se for receber um lançamento, selecione a opção “A Receber”. Caso for pagar, selecione a opção “A Pagar”. Clique aqui para saber como consultar a parcela que deseja receber ou pagar.

Para fazer o recebimento de um lançamento financeiro que esta do tipo “A Receber”, selecione o lançamento e clique em “Receber”.

Ao clicar em “Receber”, clique em receber novamente para concluir o recebimento do lançamento.

Para fazer o pagamento de um lançamento financeiro que esta do tipo “A Pagar”, selecione o lançamento e clique em pagar.

Clique em pagar novamente para concluir o pagamento do lançamento.

Como cadastrar uma condição de pagamento?

Para realizar o cadastro da condição de pagamento, primeiramente vá a guia “Outros” após selecione “Financeiro” e por último “Condição de Pagamento”.

Clique em novo para cadastrar uma nova condição de pagamento.

Coloque no campo “Descrição” o nome da condição de pagamento desejada. Selecione a opção “Parcelas” e informe a quantidade de parcelas dessa determinada condição de pagamento. Abaixo informe o intervalo de dias entre as parcelas. Selecione “S” se a primeira parcela dessa condição de pagamento for recebida ou “N” se não for recebida. Caso seja uma condição de pagamento em cheque ou cartão, selecione “T”. Após isso informe o percentual de desconto ou acréscimo padrão para essa condição de pagamento. Se for desconto, informe um valor negativo (por exemplo: -10) ou valor positivo para acréscimo (por exemplo: 10%). Por último selecione o tipo de pagamento padrão. Após ter inserido as informações, clique em confirmar.

Como reajustar o vencimento de uma parcela?

Para reajustar o vencimento de uma parcela, localize o lançamento desejado. Feito isso, clique com o botão direito e “Recalcular Vencimento”. Na tela que abrir, informe a nova data de vencimento e, caso queira, informe uma multa e/ou juros.

Como posso duplicar um lançamento feito?

Localize a parcela que deseja duplicar. Clique com o botão direito em cima dela e depois em “Duplicar Conta”. Na janela que abrirá, selecione se deseja duplicar a parcela (fazer várias parcelas iguais a essa que você está duplicando) ou dividir a parcela (dividir o valor total pela quantidade de parcelas que você mencionar). Ao lado informe a quantidade de parcelas, e selecione o intervalo de dias para vencimento das parcelas (se precisar que as parcelas vençam no mesmo dia dos meses, marque a opção “Mês”). Feito isso, confirme as outras informações, como o valor da 1ª parcela e o valor total e clique em “Gerar Parcelas”. Confira se as informações estão correta e confirme no botão abaixo da tela.

É possível agrupar parcelas no financeiro? Como eu posso fazer isso?

Sim, é possível. Para agrupar parcelas no financeiro é necessário que o “Tipo de Lançamento” seja o mesmo. Após fazer essa verificação, selecione as parcelas que deseja agrupar, segurando a tecla CTRL do teclado. Em seguida clique com o botão direito, “Agrupamento” e “Agrupar”. Para desagrupar, basta fazer o mesmo processo, porém, ao invés de clicar em “Agrupar”, clique em “Desagrupar”.

O que representa o saldo do financeiro?

O saldo financeiro é o resultado das movimentações de entradas menos as movimentações de saídas. Ao abrir a tela do financeiro, por padrão já mostrará o saldo das movimentações de entrada menos as movimentações de saídas que realmente foram efetivadas, ou seja, RECEBIDAS menos PAGAS. Portanto caso sejam selecionadas as opções Recebidas ou Pagas, o saldo não será alterado. Este saldo somente sofrerá alteração de valores quando selecionar as opções A Receber ou A Pagar, assim essas movimentações que ainda estão por se realizar, entrarão no somatório e o saldo será alterado.

Como fazer o estorno de um pagamento que recebi ou paguei?

Localize o lançamento que deseja fazer o estorno. Após isso, na barra de ações, procure por “Transações”. Irá aparecer um botão com a operação contrária da que está no lançamento. Por exemplo, caso esteja Recebida no lançamento, o botão será de A Receber. Clique no botão e faça o estorno.

Se eu receber ou fizer um pagamento em cheque, como faço para preencher as informações do mesmo?

Ao selecionar o pagamento em cheque, será habilitado o botão Financeiro 3. Ao clicar nesse botão, abrirá uma janela para você preencher as informações do cheque.

Como faço para ter uma consulta mais específica no meu financeiro?

Para ter uma consulta mais completa no financeiro, localize o botão “Opções de consulta” na barra de ações ao lado direito da tela. Irá abrir uma janela no qual você pode selecionar o filtro desejado. É possível preencher mais de um campo, fazendo assim, uma consulta mais completa.

Como faço recebimento ou pagamento parcial?

No seu financeiro, procure o lançamento que deseja fazer o recebimento ou pagamento parcial. Após localizá-lo, clique no botão “A PAGAR”, “A RECEBER”, “PAGAR” ou “RECEBER”. Após isso, irá aparecer uma outra janela em que aparece algumas informações antes de confirmar o seu lançamento. Há um campo chamado “Pagamento” e dentro dele duas opções: “Integral” ou “Parcial”. Selecionando “Parcial”, irá aparecer um campo ao lado, no qual você terá que informar o valor da parcial. Feito isso, clique no botão “Parcial”. Terminado esse processo, o Office Impresso irá criar um outro lançamento com o valor restante da parcela.

Como corrigir a “Rejeição 539 – Duplicidade de NF-e […]”?

A rejeição ocorre quando já foi enviado para o SEFAZ (Secretaria de Estado de Fazenda) e autorizada uma NF-e com o mesmo número, série, modelo e CNPJ Emitente. Portanto o número de NF-e atual em seu Office Impresso já foi emitido, porém as informações no arquivo XML desta Nota Fiscal não foram atualizados em seu computador. Verifique a colunaSituação‘ na guiaNota Fiscal‘ da tela de Venda/O.S.

Caso a NF-e que você precisa corrigir seja semelhante a tela acima, onde na colunaSituação‘ é exibida ‘Desconhecida‘, basta reemitir a Nota Fiscal. Na guia ‘Nota Fiscal‘ clique com o botão direito do mouse no botão ‘NFe‘ para emitir novamente.

Após a emissão as duas NF-es serão exibidas no menu, conforme imagem abaixo. Porém apenas aquela na qual a coluna ‘Situação‘ seja ‘Autorizada‘ será válida.

 

Como corrigir o CFOP na ‘Rejeição 518’ ao emitir uma NF-e?

Apenas os códigos de CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) iniciados pelos números 4, 5 e 6 são válidos em uma Nota Fiscal Eletrônica do tipo ‘1 – Saída’.

      

Para alterar o código de CFOP em uma NF-e selecione a guia Produtos / Serviços na janela da venda. Procure a coluna CFOP na tela dos produtos ou serviços. Caso não encontre a coluna, acesse link para personalizar a visualização da janela. Clique com o botão esquerdo do mouse no campo, então digite o código de CFOP correto. Clique no botão Confirmar para salvar a alteração na venda.

      

Por que a mensagem “Autorizado o uso da NF-e” é exibida?

Sempre que uma Nota Fiscal Eletrônica é recebida pelo SEFAZ estadual e ou Portal da Nota Fiscal Eletrônica trona-se-á válida após a assinatura do protocolo de autorização de uso no arquivo XML.

Dessa forma, o fato de uma NF-e estar com seu uso autorizado significa simplesmente que a SEFAZ recebeu uma declaração da realização de uma determinada operação comercial a partir de determinada data e que verificou previamente determinados aspectos formais (autoria, formato e autorização do emitente) daquela declaração, não se responsabilizando, em nenhuma hipótese, pelo aspecto do mérito dela, que é de inteira responsabilidade do emitente do documento fiscal.

Como adicionar uma transportadora na NFe?

Dentro da aba “Nota Fiscal”, temos um campo de consulta de transportadora. Clicando no botão de reticencias Nota Fiscal 7 Nota Fiscal 7, você pode localizar sua transportadora.

Para cadastrar uma nova transportadora, primeiramente você tem que ter o tipo “Transportadora” cadastrado (Clique aqui para saber como cadastrar um novo tipo). Depois disso, basta clicar dentro do campo “Nome / Razão Social – Transportadora” e apertar a tecla “F3” do teclado. Abrirá a tela de cadastro de pessoas. Cadastre a transportadora desejada.

 

Como mudar um grupo de produto direto na venda?

Após identificar o produto que terá seu grupo alterado ou informado, procure a coluna “Cód. Grupo de Produto”. Clicando dentro do campo, aparece um botão de reticencias Nota Fiscal 7 Nota Fiscal 7. Clique nele e pesquise o grupo desejado.

Caso você queira aplicar esse grupo para todos os produtos, ainda com o campo “Cód. Grupo de Produto” selecionado, clique com o botão direito do mouse, e vá na opção “Replicar Grupo”.

Como definir uma finalidade de nota como padrão por tipo de venda?

Para tornar como padrão uma finalidade de nota quando mudar o tipo de venda, você deve ir no menu cadastros na opção “Outros”, “Venda” e depois em “Tipo de Venda”.

Dentro da tela de cadastro de “Tipo de Venda”, temos uma lista de tipos, você pode escolher qual item quer alterar e mais acima pode mudar sua finalidade padrão.

Caso não esteja visível, localize o botão de expandir Nota Fiscal 5

Feito isso, clique no botão “Confirmar”. Sua finalidade já estará definido como padrão.

O sistema permite que eu visualize imagens na produção? Onde vejo isso?

Sim. Para visualizar ou incluir anexos, vá na parte de anexos na produção. Você pode visualizar o anexo dando um duplo clique sobre ele. Para anexar, clique no botão “+” e localize o arquivo que deseja anexar.

O sistema me informa sobre os custos de produção?

Sim. Vá na sua tela de produção e clique na aba “Estimativa de Custo”. Você terá informações sobre custo por setor e funcionários e também informação sobre horas trabalhadas.

Como retorno um produto a produção novamente após ter sido finalizado?

Para retorno de um produto para a produção que já tenha sido finalizado, é necessário ter acesso ao módulo de vendas. Localize a sua venda e clique na aba “Produção”. Clique com o botão direito sobre o produto que deseja retornar para a produção e clique em “Cancelar a finalização – Retornar para a Produção”.

Como cancelo uma produção?

Para cancelar uma produção, é necessário ter acesso ao módulo de vendas. Localize a sua venda e clique na aba “Produção”. Clique com o botão direito sobre o produto que deseja cancelar e clique em “Cancelar a produção desse item”.

O sistema me diz quem ta produzindo o material? Como eu faço isso?

Sim. Para ver que  está trabalhando em determinado produto da produção, localize na parte inferior da tela o ícone Produção 6. Clique sobre esse botão e visualize quem está trabalhando no produto selecionado.

Como posso ver minha produção por setores?

Na parte direita da tela, procure pela parte de setores. Selecione os setores que deseja visualizar.

Como faço pra retirar um item da produção após entregar o produto pro cliente?

Após um produto ser finalizado na produção, clique com o botão direito em cima dele e depois em “Finalizar”. O produto será retirado da produção.

Como faço para saber os itens que preciso produzir primeiro?

Existem duas maneiras de saber quais itens tenho que iniciar primeiro: a aba Prioridade e Previsão de Entrega. Em prioridade você consegue definir uma produção como “Lembrete”, “Baixo”, “Abaixo do Normal”, “Normal”, “Acima do Normal”, “Urgente” e “Crítico”. Já na previsão de entrega você visualiza quais produtos têm a previsão de entrega mais próxima.

Como faço para encontrar a produção de um determinado cliente?

Na parte superior direita da sua tela de produção, procure um campo de pesquisa. Dentro desse campo, digite o nome do cliente e clique na lupa ao lado ou o tecle enter.

Como vincular um cadastro de funcionário a um cadastro de usuário ?

Primeiramente é necessário ter o cadastro do funcionário que deseja vincular a um usuário do sistema. Tendo o funcionário cadastrado, abra o cadastro de usuário dele e procure pelo campo “Funcionário”. Ali vai ter os funcionários cadastrados no sistema. Procure pelo funcionário em questão e clique no botão “Gravar”.

Como alterar a senha de um usuário?

Na aba ferramentas, clique no botão “Trocar Senha”. Informe a senha atual usada pelo usuário, abaixo digite a nova senha e confirme a nova senha. Clique em “Gravar”. Não é permitido o uso de senhas óbvias, como por exemplo “1234”, “abcd”, etc.

Como visualizar o histórico de acessos de usuários?

No módulo usuários, clique no botão “Usuários Logados”. O sistema mostrará uma lista com o histórico de todos os acessos no sistema.

É necessário liberar as permissões de usuário para todos os funcionários de um mesmo setor?

Você pode criar um perfil para um setor, onde você vai selecionar as permissões apenas uma única vez e logo após vincular o perfil ao cadastro do usuário. Para fazer isso, vá no módulo “Usuário” e depois clique no botão “Perfil”. Abaixo você verá um botão “Adicionar”, clique nele e dê a descrição para o perfil que você deseja (recomendado colocar o nome do setor) e clique em “Gravar”. Feito isso, selecione o setor e clique em “Acessos”. Libere as permissões necessárias para esse perfil e clique em “Gravar” novamente. Para vincular a um usuário, clique no botão “Usuário”, dê um duplo clique no usuário ou no botão “Alterar” do usuário previamente cadastrado. No campo perfil, selecione o perfil que você criou e clique em “Gravar”.

Como colocar uma pessoa responsável por uma determinada venda?

É possível selecionar um funcionário e/ou um representante responsável pela venda. Vá até a aba “Financeiro” em vendas. Na parte de baixo da tela, procure por “Código do Funcionário” e “Código do Representante”. Procure pela pessoa responsável no botão “…” e de um duplo clique em cima.

Como funciona o faturamento da venda?

O faturamento da venda serve para mandar pro financeiro as parcelas que você negociou com o cliente. Faturar uma venda não necessariamente quer dizer que o cliente tenha pago. Faturar serve para alimentar o seu financeiro, mesmo que tenha sido em parcelas. Um detalhe importante é que o faturamento pode ser cancelado, porém, a nova fatura terá a data atual. Exemplo: No meu sistema eu faturei uma venda no dia 01/12/2014, porém eu cancelei a fatura e faturei novamente no dia 05/12/2014. A nova data de faturamento ficará pro dia 05/12/2014. Isso implica nas datas de vencimentos e pagamentos da parcela e também no seu caixa, caso esteja vinculado ao mesmo.

Como definir a condição de pagamento de um venda?

A condição de pagamento deve ser feita para enviar as parcelas de uma venda pro financeiro. E para definir uma condição de pagamento, localize ou faça uma venda. Em seguida procure pela aba financeiro. Em condição de pagamento, cliquem sobre o botão “…” e localize a condição negociada para a venda em questão e dê um duplo clique em cima. Feito isso, confira se a quantidade de parcelas está da forma correta, informe o intervalo de dias entre as parcelas (se for mensal, marque a opção “Mês”) e informe a conta onde o dinheiro irá entrar, no campo “Caixa”. Gere as parcelas e confirme ao lado, nos botões de ações.

Como dar desconto ou acréscimo em uma venda?

Para dar um desconto ou acréscimo, localize ou faça uma venda. Ao terminar, localize na parte inferior da tela, próximo ao “TOTAL”, os campos “% Acréscimo” e “% Desconto”. Existem duas maneiras de dar um desconto ou acréscimo: informando a porcentagem ou o valor em reais desejado de desconto. Informando um, o sistema automaticamente calcula o outro, de acordo com o seu valor total. Lembrando que é importante gerar o financeiro da sua venda após esse processo, pois pode gerar divergência de valores caso o processo descrito seja feito da forma inversa.

Como verificar os itens que estão em produção de uma determinada venda?

Localize a venda que deseja verificar os itens que estão em produção e clique na aba “Produção”. Lá você visualizará todos os produtos que estão em produção de uma determinada venda.

Como fazer a impressão de uma venda ou orçamento?

Você pode imprimir relatórios pelo Office Impresso. Para isso, faça sua venda normal, e ao lado, nos botões de ações, clique em “Selecionar Layout”. Selecione o que melhor lhe atenda.

Como consultar uma venda ou orçamento realizado?

Vá na tela de vendas. Nos botões de ações, clique em consultar. Use o filtro que melhor lhe atenda.